aTalent Recruiting Oy & aTalent People Oy tietosuojaseloste

1. YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten aTalent Recruiting Oy ja/tai aTalent People Oy vuokratyöntekijöiden osalta (“aTalent” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelevät henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan työnhakijoihin ja potentiaalisiin työnhakijoihin. Verkkosivujamme, markkinointia ja asiakassuhteen hoitamista sekä tarjoamiamme tuotteita ja palveluita koskee erillinen tietosuojaseloste.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679), lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä Suomen tietosuojalakiin (1050/2018). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA

Rekisterinpitäjä: aTalent Recruiting Oy / aTalent People OyY-tunnus: 1937777-2 / 2946277-8Osoite: Salomonkatu 17 B, 00100 HelsinkiSähköpostiosoite: privacy@atalent.fiTietosuoja-asioista vastaavan yhteystiedot:privacy@atalent.fi

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

• Työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely (oikeutettu etu)
• Rekrytointiprosessin hallinnointi ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät toimet (oikeutettu etu)
• Henkilöstövuokrauspalvelun toteuttaminen (oikeutettu etu)
• Työnhakijoiden arviointi ja valitseminen (oikeutettu etu)
• Hakijaprofiilien kerääminen julkisista lähteistä, esim. LinkedIn-sourcing
• Hakijaprofiilin lisääminen hakijatietokantaan (oikeutettu etu)
• Soveltuvuusarvioinnin tekeminen (suostumus)
• Työsopimusta edeltävien toimenpiteiden tekeminen (työsopimuksen valmistelu)
• Työnhakijan tietojen luovuttaminen työnantaja-/asiakasyritykselle (suostumus)
• Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä hakija tyytyväisyyskyselyt (oikeutettu etu)
• Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittäminen (oikeutettu etu)
• Markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen (oikeutettu etu)
• Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus)
• Sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• Oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• Väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
• Muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIETOLÄHTEET

* Merkityt tiedot ovat välttämättömiä.

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti työnhakijalta itseltään:

• Hakijatietokantaan toimittamistasi tiedoista
• Työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta

Voimme myös kerätä henkilötietoja ulkoisista lähteistä, kun työnhakija on antanut siihen suostumuksensa:

• Työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta
• Muista lähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin toteuttavalta palveluntarjoajalta
• LinkedIn-profiilin ja vastaavien palveluiden kautta, joihin rekisteröity on antanut tietojaan

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietoja kolme (3) vuotta viimeisimmän rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, ellei rekisteröity ole antanut suostumustaan säilyttää tietojaan hakijatietokannassa pidempää aikaa . Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa aTalentilta rekrytointi- tai henkilöstövuokrauspalvelun ostaneelle asiakasyritykselle.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi asiakkaitamme.

9. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

10. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11. OIKEUS TEHDÄ KANTELU VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 22.8.2024.