Oletko jo miettinyt, mitä EU:n uusi tekoälyasetus AI Act tarkoittaa juuri teidän HR-prosesseillenne? Sääntely astuu voimaan vaiheittain, ja erityisesti korkean riskin tekoälyjärjestelmiä hyödyntävien organisaatioiden on syytä toimia nopeasti. Tämä blogi kertoo, miten HR voi aloittaa valmistautumisen jo nyt.
Et ole vielä ehtinyt perehtyä AI Actin perusteisiin? Lue blogisarjamme ensimmäinen osa.
1. Tunnista tekoälyn käyttö ja nykytila HR:ssä
Ensimmäinen askel valmistautumiseen on kartoittaa, missä ja miten tekoälyä hyödynnetään organisaationne HR-prosesseissa. Tämä auttaa tunnistamaan mahdolliset riskit ja velvoitteet, mutta myös kehityskohteet ja hyödyt. Selvittäkää mm.:
- Käytetäänkö teillä tekoälyä esimerkiksi hakemusten seulonnassa, viestinnässä tai täydentävänä osana HR-analytiikkaa?
- Onko kyseessä valmis ohjelmisto vai oma tekoälyratkaisu?
- Käyttääkö tekoälyjärjestelmää oma organisaationne vai ulkoinen toimittaja?
Samalla kannattaa toteuttaa nykytila-analyysi ja tekoälyn kypsyysarviointi. Kun tiedätte tarkasti, missä tekoälyä jo käytetään, on helpompi tunnistaa sekä suurimmat hyödyt että AI Actin vaatimat toimenpiteet.
2. Arvioi riskit ja tarkenna vastuut
AI Act perustuu riskiperusteisuuteen. Rekrytointia ja HR-toimintoja tukevat tekoälyjärjestelmät ovat usein korkean riskin luokassa, mikä tarkoittaa tiukempia vaatimuksia. Varmista ainakin nämä:
- Toteuttakaa tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA), kun käytätte tekoälyä henkilötietojen käsittelyyn, kuten hakemusten tai työntekijädatan analysointiin. DPIA on GDPR:n mukainen velvoite, ja sen avulla arvioidaan etukäteen henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit sekä varmistetaan, että tiedot käsitellään turvallisesti ja lainmukaisesti.
- Dokumentoikaa, miten tekoälyjärjestelmä toimii, mitä osia siihen kuuluu ja miten tietoturva on järjestetty.
- Tunnistakaa roolit: toimitteko tekoälyjärjestelmän tarjoajana vai käyttöönottajana? Kirjatkaa vastuut selkeästi myös sopimuksiin.
Huomioi myös, että kiellettyjen tekoälyjärjestelmien osalta kielto astui voimaan 2.2.2025. Kielletyt järjestelmät liittyvät esimerkiksi tunteiden tunnistamiseen työpaikoilla tai yksilöiden sosiaaliseen pisteytykseen.
3. Varmista läpinäkyvyys ja viestintä
AI Act edellyttää, että tekoälyn käytöstä ilmoitetaan selkeästi niille, joiden tietoja käsitellään. HR:n vastuulla on varmistaa, että:
- Työnhakijoille ja työntekijöille kerrotaan selkeästi, missä tilanteissa tekoälyä käytetään ja mitä tietoja käsitellään.
- Tieto esitetään saavutettavassa ja ymmärrettävässä muodossa, esimerkiksi osana rekrytointi-ilmoitusta, hakusivua tai tietosuojaselostetta.
HR-päättäjänä sinulla on mahdollisuus kääntää tämä velvoite kilpailueduksi. Tämä ei ole pelkkä lainsäädännöllinen vaatimus, vaan myös keino parantaa hakija- ja työntekijäkokemusta ja vahvistaa työnantajamielikuvaa.
4. Rakenna osaamista ja hallintamalli
AI Actin velvoitteet eivät toteudu ilman riittävää osaamista ja selkeitä toimintatapoja. HR voi valmistautua tehokkaasti seuraavin keinoin:
- Kouluta HR-tiimi ja esihenkilöt vastuulliseen tekoälyn käyttöön (tekoälyn lukutaito)
- Laadi yhteiset pelisäännöt tekoälyn käyttöön eri HR-toiminnoissa, esimerkiksi määrittelemällä, missä prosessin vaiheissa tekoälyä saa hyödyntää
- Rakenna hallintamalli, joka sisältää mm. vaikutustenarviointien prosessit, dokumentointivastuut ja järjestelmien käyttöönoton vaiheet
Haluatko sparrausta AI Act -valmisteluun juuri teidän HR:nne näkökulmasta? Tekoälyasetuksen ensimmäiset velvoitteet ovat jo voimassa. Nyt on ratkaiseva hetki varmistaa, että HR-prosessinne täyttävät vaatimukset ja mahdolliset riskit tunnistetaan ajoissa.
Ota meihin yhteyttä, ja autamme mielellämme tunnistamaan oikeat askeleet ja rakentamaan vastuullisen pohjan tekoälyn hyödyntämiselle.