Tässä #rekrycast -podcastin jaksossa operatiivinen johtajamme Jesse Kinnunen ja insinöörirekrytoinneista vastaava liiketoimintajohtajamme Mia Paatsalo kertovat miten onnistut kesätyörekrytoinnissa. Omien kokemustensa lisäksi Jesse ja Mia jakavat käytäntöjä ja strategioita, jotka on todettu toimiviksi jo vuosien ajan.
Kuuntele podcast kokonaisuudessaan Soundcloudissa, Spotifyssa, Apple Podcastissa tai alla olevan YouTube-linkin kautta:
Aloita kesätyörekrytointi ajoissa
Kesätyörekrytoinnit alkavat Suomessa vuosittain jo edellisen vuoden marras-joulukuussa. Rekrytoinnit pääsevät kuitenkin kunnolla vauhtiin vasta vuodenvaihteen jälkeen, kun valtaosa yrityksistä aloittaa tehtäviensä mainostamisen. Vaikka toisin kerrotaan, todellisuudessa kesätyörekrytointeja toteutetaan vielä pitkälle touko- ja kesäkuunkin aikana, mutta suosituksemme on aloittaa prosessi mahdollisimman aikaisin. Kokemuksemme mukaan tammi-helmikuun väli on optimaalinen aika aloittaa.
Aikaista aloitusta voidaan perustella monella tapaa. Käydään tässä läpi kaksi mielestämme tärkeää näkökulmaa. Ensinnäkin on hyvä muistaa, että kesätyömarkkinat ovat hyvin kilpaillut ja mitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä enemmän sinulla on valinnanvaraa työnhakijoiden keskuudessa. Mitä pidemmälle kevääseen edetään, sitä vähemmän osaajia on vapaana markkinoilla. Koska parhaat viedään ensin, tästä voidaan luonnollisesti päätellä, että myöhään prosessinsa aloittavat joutuvat tyytymään muita enemmän.
Aikainen alku prosessille tarkoittaa myös, että voitte toteuttaa rekrytointiprosessin rauhassa. Pienet viivästykset prosessissa eivät aiheuta suuria ongelmia mikäli olette aloittaneet hyvissä ajoin. Tämä johtuu yksinkertaisesti siitä, että mitä pidemmälle kevääseen edetään, sitä herkempiä työnhakijat ovat hyväksymään työtarjouksia (he pelkäävät, että jäävät muuten kokonaan ilman töitä). Tämä tarkoittaa, että mitä lähemmäs kesää prosessisi venyy, sitä todennäköisemmin juuri sinulle sopiva työnhakija hylkää sinut toisen yrityksen työtarjouksen takia. Tämä on nähtävissä etenkin IT-alalla, jossa työtarjouksen viivästyminen päivällä saattaa tarkoittaa työntekijän menettämistä kilpailijalle.
Yksinkertaistettuna: kesätyörekrytointien aloittaminen ajoissa antaa sinulle enemmän valinnanvaraa ja säästää hermoja, kun ette joudu pelätä jäävänne tyhjin käsin.
Sovi roolit ja vastuut etukäteen
Tiedätkö miksi rekrytoitte kesätyöntekijää?
Onnistunut kesätyörekrytointi lähtee aina siitä, että olette miettineet miksi rekrytoitte kesätyöntekijää. Kokemuksemme mukaan moni yritys rekrytoi kesätyöntekijöitä miettimättä miksi ja mihin rooliin kyseinen henkilö on syytä rekrytoida. Yleinen perustelu näissä tilanteissa on “Kaikki muutkin rekrytoivat kesätyöntekijöitä”. Valitettavasti tämä aiheuttaa kuitenkin tilanteen, jossa kesätyöntekijän rooli jää määrittelemättä tai se määritellään rekrytointiprosessin aikana. Tämä johtaa helposti niin huonoon hakijakokemukseen kuin myös heikkoon työntekijäkokemukseen – molemmat jotka vaikuttavat negatiivisesti yrityksen pitkän aikavälin työnantajamielikuvaan.
Jotta edellä mainittua tilannetta ei kävisi, mieti onko kesätyössä kyse tuurauksesta vai uudesta työtehtävästä? Pohdi myös mihin yksikköön ja tiimiin kesätyöntekijä on tulossa ja mitä tehtäviä kyseinen henkilö tulee toteuttamaan. Tämän pohjalta voitte määritellä ketkä henkilöt prosessiin tulisi osallistaa.
Tiedätkö kuka vastaa rekrytointiprosessin kustakin vaiheesta?
Ennen rekrytointiprosessin aloittamista on syytä määritellä prosessin kannalta oleelliset roolit organisaationne sisällä. Ensimmäisenä on syytä asettaa prosessista vastaava henkilö. Kokemuksemme mukaan rekrytoinnin onnistuminen on todennäköisempää mikäli prosessilla on yksi päävastuullinen. Vastuun hajauttaminen aiheuttaa helposti tilanteen, jossa kukaan ei ota vastuuta prosessin etenemisestä ja sen loppuun saattamisesta.
“Mun kokemuksen mukaan, kun siellä on yksi henkilö joka on vastuussa kesätyöntekijöiden rekrytoimisesta niin todennäköisesti se menee maaliin menestyksekkäämmin.”
Vastuullisen henkilön päättämisen jälkeen on syytä kysyä kenen muun työaikaa prosessi vie, kuinka paljon ja missä prosessin vaiheessa? Tiedätkö esimerkiksi ketkä ja kuinka monta henkilöä kullekin haastattelukierrokselle osallistuu ja mitkä kunkin henkilön roolit ovat? Kysy sama kysymys jokaisen prosessin vaiheen kohdalla. Muista, että rekrytointiprosessin hinnasta suurin osa syntyy prosessiin käytettävistä työtunneista ja niiden vaihtoehtoiskustannuksista.
Rekrytointiprosessin roolien määrittäminen ennen varsinaisen prosessin aloittamista auttaa sinua aikatauluttamaan prosessin vaiheet, säästää kalliita työtunteja ja takaa paremman työnhakijakokemuksen – ja siten paremman työnantajamielikuvan.
Mieti miten erotutte muista rekrytoivista yrityksistä
Kesätyömarkkinoiden realiteetti onkin, että paikkoja on paljon ja kilpailu parhaista osaajista on kovaa. Kesätyörekrytointi onkin loistava tilaisuus miettiä yrityksesi kykyä erottua muista alasi yrityksistä ja testata kilpailukykyänne työmarkkinoilla. Onko kesätöitä hakiessa esimerkiksi välttämätöntä käyttää perinteisiä hakudokumentteja vai voisiko ne kenties korvata jollain muulla prosessilla (videohakemus, avoimet ovet, case-ilta tms.)?
Pysy sovitussa aikataulussa
Tämä yksinkertainen ja itsestäänselvyydeltä tuntuva sääntö unohtuu vuosittain suurelta määrältä yrityksiä. Rekrytointiprosessin aikataulussa pysyminen on yksi tärkeimmistä hakijakokemukseen ja työnantajamielikuvaan vaikuttavista tekijöistä eikä sen vaikutuksia yrityksesi brändiin kannata aliarvioida.
“Varsin vanha virsi eli älä lupaa mitään mitä et voi toteuttaa.”
Mikäli et jostain syystä kykene pysymään sovitussa aikataulussa, on ehdottoman tärkeää, että viestit tästä avoimesti ja ajallaan. Tutkimuksemme mukaan rekrytointiprosessin aikataulusta viestiminen on rekrytointiprosessin tärkein elementti ja siinä epäonnistuminen aiheuttaa hyvin herkästi parhaiden hakijoiden menettämisen. Sama tutkimus paljasti, että työnhakijat suhtautuvat pitkään rekrytointiprosessiin sitä positiivisemmin, mitä aktiivisemmin prosessin etenemisestä viestitään. Aiheesta keskustellessa on syytä muistaa, että viestinnän puute on myös oma viestinnän muotonsa.
Muista laadukas työntekijäkokemus
Työntekijäkokemus tarkoittaa työnhakijan, yli ajan muuttuvaa kokemusta yrityksestä aina rekrytointiprosessin alusta työtehtävien lopettamiseen asti. Tämä tarkoittaa, että työntekijäkokemus sisältää rekrytointiprosessin lisäksi perehdytyksen (onboarding), päivittäisen työn sekä työsuhteen lopetuksen (exit).
Kokemuksemme mukaan yksi parhaista työkaluista hyvään työntekijäkokemukseen on työntekijöiden tasavertainen kohtelu. Kesätöiden näkökulmasta tämä tarkoittaa, että kesätyöntekijöitä kohdellaan tasavertaisesti muuhun henkilökuntaan verrattuna: heille tarjotaan samat kehittymismahdollisuudet ja heidät otetaan vastaan yritykseen kuten kenet tahansa muunkin työntekijän. Tämä osoittaa kesätyöntekijälle, että häntä ja hänen työpanostaan arvostetaan.
Rekrytoi parhaat osaajat kesän jälkeen osa-aikaisiksi
Kesän lopussa kannattaa harkita mahdollisuutta jatkaa kesätyöntekijöiden työsuhdetta joko osa-aikaisesti (loistava vaihtoehto opiskelijalle) tai täysipäiväisesti (lähellä valmistumista oleville tai jo valmistuneille). Keskitytään tässä osa-aikaisuuteen ja sen hyötyihin. Kun työsuhdetta jatketaan osa-aikaisena, on hyvä mahdollisuus, että työntekijästä saadaan ensi kesälle valmiiksi perehdytetty ja yrityksen tapoihin tottunut työntekijä. Tämä sen sijaan, että lähtisitte rekrytoimaan uutta työntekjiää joka kesälle. Sen lisäksi, että saatte kesäksi sitoutuneen työntekijän, joka on jo ehtinyt tutustua yrityksen liiketoimintaan, voitte myös säästää merkittäviä määriä työkustannuksissa.
Kuuntele podcast kokonaisuudessaan Soundcloudissa, Spotifyssa, Apple Podcastissa tai alla olevan YouTube-linkin kautta:
Katso tai kuuntele jakso ja kerro mielipiteesi aiheesta somessa #rekrycast #kesätyö