Näin suunnittelet onnistuneen trainee- tai graduate-ohjelman [podcast]

12.04.2021 | Mikko Matikka | 25min podcast

Trainee-ohjelma on erinomainen keino kehittää työnantajabrändiä haluttuun suuntaan. Sen avulla voidaan herättää mielenkiintoa työnantajanatulevaisuuden tähtien keskuudessa, sekä tutustuttaa ja sitouttaa heitä yritykseesi. Potentiaalia on paljon, joten kysymys kuuluu: Mikä onnistuneen trainee-ohjelman resepti? Mia Paatsalo ja Jesse Kinnunen kertovat sen tässä #rekrycast -jaksossa.

Kuuntele podcast Soundcloudissa, Spotifyssa, Apple Podcastissa tai YouTubessa.

1. Mieti onko ohjelman toteuttamiselle riittävä strateginen peruste

Ennen kuin ryhdyt suunnittelemaan yrityksen trainee- tai graduate-ohjelmaa, pysähdy reflektoimaan sitä miksi ohjelmaa ollaan toteuttamassa. Trainee- ja graduate-ohjelmat ovat raskaita toteuttaa ja ne sitovat suuren määrän yrityksen resursseja. Siksi onkin hyvä varmistaa, että ohjelman toteuttamiselle on riittävät strategiset perusteet. Onko yrityksesi tavoitteena esimerkiksi työnantajamielikuvan kehittäminen tietyn kohderyhmän keskuudessa tai rekrytoida osaajia kasvamaan organisaation mukana?

Mikä tahansa tavoite ohjelmalla onkin, on sen palveltava yrityksen pitkän aikavälin strategisia tavoitteita. Trainee- ja graduate-ohjelmiin ei kannata investoida, koska kaikilla muilla on sellainen tai, koska trainee-ohjelmat ovat ”in”.

2. Kohdenna ohjelma oikealle kohderyhmälle oikeaan aikaan

Kun trainee- tai graduate-ohjelmasta on päätetty, on tehtävä päätös siitä kenelle ohjelma tehdään. Tällä varmistetaan, että koko projektiryhmä tietää ketä ohjelmalla tavoitellaan. Huomaa, että onnistunut trainee- tai graduate-ohjelma vaatii panostuksia niin HR:ltä, rekrytoivilta esimiehiltä kuin myös markkinoinnilta – kaikkien joiden on oltava samalla kartalla siitä ketä yritys tavoittelee.

Kohderyhmää määritellessä on hyvä listata ainakin seuraavat vaatimukset

  • Koulutustausta
  • Työkokemuksen määrää
  • Substanssiosaaminen

Kohderyhmää määritellessä on myös hyvä tehdä selväksi tavoitellaanko nykyisellä ohjelmalla (ja sen viestinnällä) vain nykyiseen ohjelmaan relevantteja työnhakijoita vai pyritäänkö viestinnällä vaikuttamaan myös tulevaisuuden työnhakijoiden mielikuviin. Mikäli viestinnällä pyritään vaikuttamaan niin nykyisiin kuin myös tuleviin työnhakijoihin, on molemmille kohderyhmille rakennettava oma, toisistaan selvästi erottuva viestintäkärki. Tämä tarkoittaa, että markkinointimateriaalin nähtyään henkilölle ei saa jäädä epäselvää kuvaa siitä saako hän hakea ohjelmaan juuri nyt.

3. Mieti miksi yrityksesi vetoaa kohderyhmääsi työnantajana

Seuraava tehtäväsi on tunnistaa ne asiat, jotka tekevät yrityksestäsi houkuttelevan työnantajan valitsemallesi kohderyhmälle. Tämä analyysi on hyvä aloittaa organisaation sisältä. Pyri kollegoidesi kanssa tunnistamaan miksi teille haetaan töihin ja minkä takia yrityksessä viihdytään. Huomioi, että olet todennäköisesti itse sokea suurelle osaa näistä syistä, joten älä luota vain omaan intuitioosi. Etenkin trainee- ja graduate-ohjelmien tapauksessa on hyvä vahvistaa jokainen löytämänne syy nuorempien työntekijöiden kautta. Kun olette saaneet tarpeeksi suuren määrän syitä, kirjoita (tai pyydä markkinointia kirjoittamaan) kukin syy omaksi myyntiargumentiksi, joita voitte käyttää ohjelman markkinoinnissa.

”Karu totuus on se, että jos et itse pysty tunnistamaan vetotekijöitä tai niiden tunnistaminen on todella haastavaa niin todennäköisesti sinun ei kannata lähteä tekemään trainee- tai graduate-ohjelmaa.”

Seuraava askel on pohtia miten te eroatte muista trainee- ja graduate-ohjelmia järjestävistä yrityksistä. Trainee- ja graduate-ohjelmia järjestetään vuosittain suuri määrä ja kilpailu parhaista talenteista on todella kovaa. Kokemuksemme mukaan suuret ja hyvinkin tunnetut yritykset joutuvat kamppailemaan parhaista osaajista eikä pelkkään brändin vetovoimaan voi itsessään luottaa. Sen sijaan teidän on kyettävä argumentoimaan työnhakijalle miksi hänen kannattaisi hakea juuri teille.

4. Lukita ohjelman aikataulu kollegoidesi kalenteriin

Kokemuksemme mukaan yhden trainee- tai graduate-ohjelman järjestäminen vie yrityksestä riippuen 150-250 työtuntia. Tämä oletuksella, että yritykseen työllistyy 1-4 traineeta. Tämä tarkoittaa, että ohjelman järjestäminen ja koordinointi vaatii yhden henkilön täysipäiväisen työn. Etenkin jos ohjelma järjestetään ensimmäistä kertaa eikä tarvittavia prosesseja tai materiaaleja ole olemassa, on koko projekti syytä aikatauluttaa hyvissä ajoin. Tämä koskee kaikkia ohjelman kannalta relevantteja sidosryhmiä.

Neuvomme usein asiakkaitamme aloittamaan aikatauluttaminen projektin loppupäästä: milloin trainee- tai graduate-työntekijöiden on määrä aloittaa työnsä? Tämän jälkeen projekti hajotetaan osiin ja kullekin vaiheelle (markkinointi, hakemusten seulonta, haastattelut, assesment day, case-tehtävät yms…) asetetaan oma aikataulunsa ja vastuuhenkilönsä. Kun tiedätte mitä milloinkin tapahtuu ja kenen pitää kussakin vaiheessa olla osallisena, voitte jakaa vastuut ja merkitä koko prosessin kalenteriin.

”Laita kalenteriin saman tien ne aikataulut – milloin tarvitset henkilöä x ja entäs henkilöä y. Kun kaikki ovat tietoisia omista vastuistaan, pysymme todennäköisemmin aikataulussa.”

Kun laadit aikataulua trainee-haulle, etsi vastaukset ensin näihin kysymyksiin:

  • Onko kaikki rekrytointiin ja markkinointiin tarvittavat materiaalit jo olemassa?
  • Mitä kaikkia vaiheita rekrytointiprosessiin kuuluu ja missä kohtaa syntyy pullonkauloja?
  • Mitkä ovat prosessissa mukana olevien henkilöiden vastuualueet?

5. Jaa vastuut ja nimeä projektipäällikkö

Onnistunut trainee- tai graduate-ohjelma vaatii, että projektin vastuut on selkeästi jaettu. Tämän lisäksi on tärkeää, että ohjelmalle on nimetty oma projektipäällikkönsä, joka on loppukädessä vastuussa projektin etenemisestä ja siitä, että jokainen mukana oleva henkilö kantaa vastuunsa.

”Tämä on mielestäni suurin syy minkä takia meidän asiakkaat kääntyy trainee- ja graduate-ohjelmissa meidän puoleen.”

Selkeän vastuunjaon lisäksi koemme tärkeänä, että projektiryhmä kokoontuu säännöllisin väliajoin samaan tilaan. Tämä koskee etenkin yrityksiä, joissa trainee- tai graduate-ohjelman toteutukseen osallistuu suuri määrä eri sidosryhmiä. Säännölliset kokoontumiset vähentävät merkittävästi sähköpostin tai chat-ohjelmien kautta syntyviä väärinkäsityksiä ja helpottavat tiimin jäseniä pysymään kärryillä siitä, missä mennään.

Teksti muokattu Oliver Rotkon vuonna 2019 kirjoittamasta jutusta.

Ota yhteyttä.

Mia auttaa mielellään yrityksesi trainee- tai graduate-ohjelman toteuttamisessa!

Hyväksyn Tietosuojaselosteen

Lisää trainee-ohjelmista

Suunnitteletko yrityksesi trainee-ohjelmaa? Tässä blogissa kertaamme 3 tärkeää asiaa, jotka on syytä pitää mielessä trainee-ohjelmaa suunnitellessa.

Tässä blogissa kerromme 2 yksinkertaista syytä siihen miksi yrityksenne tarvitsee trainee-ohjelman.

Tilaa uutiskirjeemme

Tuoreimmat uutiset nuorten ammattilaisten rekrytoinnista, employer brandingista ja rekrytoinnin kehityksestä.

Hyväksyn Tietosuojaselosteen