Tässä blogissa kerromme käytännön esimerkkien avulla kuinka paljon virherekrytointi maksaa ja miten voit laskea virherekrytoinnin kustannuksen omassa yrityksessäsi. Blogin lopussa esittelemme excel-esimerkin kustannusarviosta.
Virherekrytointi voi johtua monesta syystä ja siitä aiheutuva kustannus vaihtelee suuresti. Lopulliseen kustannukseen vaikuttavat muun muassa rekrytoidun henkilön asema ja vaikutus muuhun henkilöstöön, henkilön palkka, rekrytointiprosessin pituus ja se, kuinka nopeasti virhe todetaan ja korjataan.
Virherekrytoinnin hintaan vaikuttavat tekijät
Seuraavaksi käymme läpi yleisimmät virherekrytoinnin hintaan vaikuttavat tekijät ja miten nämä tulisi huomioida kustannusta arvioidessa.
Rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden määrä
Ensimmäinen virherekrytoinnin hintaan vaikuttava tekijä on rekrytointiprosessiin osallistuvien henkilöiden määrä. On tärkeää huomata, että rekrytoinnista vastaava henkilö ei ole ainoa kustannuksia aiheuttava työntekijä, vaan mukaan on laskettava kaikki, jotka osallistuvat sisäisiin tapaamisiin, haastatteluihin, työpaikan markkinointiin tai muihin rekrytointia edistäviin aktiviteetteihin.
Rekrytointiin käytettävä työaika
Toinen hintaan vaikuttava tekijä on rekrytointiin käytettävä työaika. Kuten edellä mainittiin, on työaikaan huomioitava kaikki prosessin eri vaiheisiin osallistuvat henkilöt. On hyvä huomioida, että esimerkiksi sisäiset tapaamiset ovat sitä kalliimpia, mitä useampi henkilö niihin osallistuu ja mitä korkeampi kunkin henkilön vaihtoehtoiskustannus on (pureudumme tähän kohta).
Rekrytointiprosessiin käytettävä aika vaihtelee haettavan profiilin mukaan, mutta 15 vuoden kokemuksemme mukaan yhden asiantuntijan rekrytointiin kuluu keskimäärin alan ammattilaiselta noin 25-125 tuntia työaikaa. Mikäli prosessista vastaava henkilö ei tee rekrytointia pääasiallisena työnään, voi prosessiin käytettävän työajan tuplata. Keskustelemme aiheesta lisää täällä. Kustannusarvion näkökulmasta 50-70 työtuntia on hyvä keskiarvo.
Rekrytointiin osallistuvien palkat ja työnantajan sivukulut
Virherekrytoinnin hintaan on luonnollisesti laskettava siitä aiheutuvat suorat työkustannukset. Tämä tarkoittaa kaikkien rekrytointiin osallistuneiden henkilöiden palkkoja ja työnantajan sivukuluja. Yhdessä nämä muodostavat työnantajakustannukset:
työnantajakustannukset = työntekijän bruttopalkka x 1,42
Rekrytointiin osallistuvien henkilöiden vaihtoehtoiskustannukset
Kuten edellä mainittiin, suorien palkkakustannusten lisäksi on tärkeää huomioida kunkin rekrytointiprosessiin osallistuvan henkilön vaihtoehtoiskustannus. Vaihtoehtoiskustannus tarkoittaa tässä kontekstissa sitä tuottoa, joka menetetään, kun työntekijä käyttää aikansa laskutettavan työn sijaan rekrytoinnin edistämiseen.
Rekrytoinnin vaihtoehtoiskustannukset voivat helposti kivuta moninkertaisiksi suoriin palkkakustannuksiin verrattuna. Tästä huolimatta se unohtuu monista kustannusarvioista. On myös hyvä huomioida, että tapa, jolla vaihtoehtoiskustannus lasketaan vaihtelee yritysten välillä. Yksinkertaistettu vaihtoehtoiskustannus lasketaan seuraavasti:
vaihtoehtoiskustannus = rekrytointiin käytetyt työtunnit x laskutettavan työn tuntiarvo
Markkinointiin käytetyt investoinnit
Mikäli epäonnistuneen rekrytoinnin suorittamiseen on käytetty rahallisia investointeja esimerkiksi mainostamalla tehtävää sosiaalisessa mediassa, tulee tehdyt investoinnit laskea mukaan virherekrytoinnin kustannuksiin. Esimerkiksi maksettu mainonta sosiaalisessa mediassa tai työportaaleissa (Monster, Duunitori yms…).
Rekrytoitavan henkilön palkka
Mikäli prosessin päätteeksi päädytään rekrytoimaan henkilö, joka irtisanoutuu tai irtisanotaan koeajalla tai sen jälkeen, tulee virherekrytoinnin hintaan laskea myös kyseisen henkilön palkkakustannukset (bruttopalkka + työnantajan sivukulut).
Mitä kauemmin virheellisesti rekrytoitu työntekijä pysyy yrityksessä, sitä kalliimmaksi virhe muuttuu. Tämä korostuu tehtävissä, joissa työntekijällä kestää kauan muuttua tuottavaksi.
Perehdytyksen suorat ja välilliset kustannukset
Mikäli uuden henkilön koulutukseen osallistuu muuta yrityksen henkilökuntaa, syntyy tästä sekä suoria että välillisiä kustannuksia. Koulutuksen kustannuksen voi laskea seuraavasti:
perehdytyksen kustannukset = (työntekijän palkka + perehdyttäjän palkka ja vaihtoehtoiskustannus) x käytetyt työtunnit
Menetetty tai viivästynyt tuottavuus
Menetetty tuottavuus tarkoittaa sitä potentiaalista rahallista tuottoa, jonka yritys menettää etsiessään ja kouluttaessaan korvaavaa henkilöä irtisanoutuneelle työntekijälle (esimerkiksi irtisanoutuneen työntekijän potentiaalinen myynti, joka ei toteudu irtisanoutumisen takia).
Tuottamattoman ajanjakson pituus riippuu siitä, kuinka kauan yrityksellä kestää rekrytoida ja kouluttaa uusi työntekijä suorittamaan tuottavaa työtä.
Esimerkki virherekrytoinnin hinnasta
Yritys Oy:llä on tarve rekrytoida uusi Full Stack Developer rahakasta asiakasprojektia varten. Valitettavasti rekrytointi epäonnistuu ja valittu työntekijä irtisanoutuu koeajalla kaksi kuukautta aloittamisen jälkeen. Virherekrytoinnin kustannuksia laskettaessa yrityksellä on seuraavat tiedot:
- Rekrytoinnin eri vaiheisiin osallistui yhteensä 3 henkilöä ja niihin käytettiin yhteensä 50 tuntia. Tunnit jakautuivat seuraavasti:
- Rekrytoija: 40h
- HR-johtaja: 4h
- Tiimin esimies: 6h
- Prosessiin osallistuvien tuntipalkka ja työnantajan sivukulut
- Rekrytoija: 20€ x 1,42
- HR-johtaja: 30€ x 1,42
- Tiimin esimies: 25€ x 1,42
- Prosessiin osallistuvien vaihtoehtoiskustannukset
- HR-johtaja: 200€/h
- Tiimin esimies: 150€/h
- Tehtävän markkinointiin käytetyt investoinnit
- Mainokset sosiaalisessa mediassa: 300€
- Ilmoitus työportaalissa: 800€
- Rekrytoitavan henkilön tuntipalkka ja tehdyt työtunnit
- Palkkakustannukset: 20€ x 1,42
- Tehdyt työtunnit ennen irtisanoutumista: 2kk x 160h = 320h
- Perehdytyksen kustannukset
- Perehdyttäjän palkka: 25€/h
- Perehdyttäjän vaihtoehtoiskustannukset: 150€/h
- Perehdytykseen käytetyt tunnit: 5h
- Menetetty tuottavuus
- Rekrytoidun työntekijän irtisanoutumisen jälkeen yrityksellä kestää kaksi kuukautta rekrytoida ja kouluttaa seuraava henkilö tuottavaksi. Yritys menetti virherekrytoinnin takia kaksi tuottavaa kuukautta, jolloin työntekijän olisi odotettu tuottavan keskimäärin 100€/h.
- Menetetty tuottavuus: 2kk x 160h x 100€ = 32.000€
Juttu päivitetty Oliver Rotkon kirjoittamasta artikkelista.